Digitalisierung und Datenaufbewahrung von Kundendaten

Steigender Wettbewerbsdruck macht eine Digitalisierung heute unumgänglich. Möchtest Du erfolgreich sein, musst Du Deine Produkte und Dienstleistungen anpassen. Für die Kunden bedeutet es, dass ihre Daten in Echtzeit sowohl eingestellt als auch abgefragt und ausgetauscht werden können. Dadurch verringern sich in vielen Bereichen deutlich die Bearbeitungszeiten. Eine Veränderung findet außerdem im Bereich der Zahlungen statt. Bankgeschäfte und Einkäufe werden immer öfter online erledigt. Das Bargeld als Zahlungsmittel verliert an Bedeutung. Ebenso rückt die persönliche Beratung in den Hintergrund. Die Digitalisierung erfordert ein Umdenken der Unternehmer. Fragen wie „Wo ist der Kunde?“, „Wie und wann kann ich ihn über welches Endgerät erreichen?“ stehen an erster Stelle. Auch die Werbung erfordert neue Konzepte. Aufdringliche Werbemittel funktionieren nicht mehr. Gefragt sind Inhalte, die dem Interessenten Nutzen bringen.

Umstellung von Papier auf Dateien

Der Wechsel von Papier zur Datei ist mit vielen Vorteilen verbunden. Du sparst Kosten und Arbeitszeit, kannst mobil tätig werden und die Teamarbeit wird effizienter. Darüber hinaus lassen sich abgespeicherte Informationen leichter finden. Ganz klar ist, für die Umstellung benötigst Du Zeit. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für das Scannen der Dokumente. Dies kann über ein Multifunktionsgerät oder einen eigenständigen Scanner erfolgen. Hast Du eine Vielzahl an Papieren, sollte dieser zwecks Zeiteinsparung mit einem Vorlageneinzug versehen sein. Nur selten verfügt ein Mitarbeiter über freie Kapazitäten, sich dieser Arbeit anzunehmen. Es empfiehlt sich daher eine Neueinstellung, gegebenenfalls solltest Du den Abschluss eines zeitlich begrenzten Vertrages in Erwägung ziehen. Möglicherweise kommt auch der Einsatz einer Fremdfirma infrage.

Die Digitalisierung bringt Herausforderungen mit sich

Der digitale Wandel dringt, ebenso wie in anderen Bereiche, immer tiefer in das Finanz- und Rechnungswesen ein. Beispielsweise Filialbanken sind herausgefordert, die digitale Ebene weiter auszubauen. Transformation heißt hier das Schlagwort. Damit ein Unternehmen alltagstauglich ist, muss es über alle Kanäle erreichbar sein. Dies beinhaltet außerdem, dass Kunden mit Dritten verbunden sind. Sämtliche Analysen und Daten sind ausschöpfbar, sodass eine Entscheidungsfindung in Echtzeit möglich ist. Eine weitere Herausforderung ist die Erschaffung neuer Berufsbilder. Fachlich versierte Arbeitnehmer mit fundierter Grundausbildung im digitalen Bereich sind erforderlich. Die Nachhaltigkeit spielt gleichfalls eine Rolle: So wurde bekannt, dass allein eine einzige Google-Suchanfrage ein bis zehn Gramm CO2 verursacht. Da Energien eingespart werden müssen, ist dringend an einer Lösung zu arbeiten. Von Interesse sind beispielsweise energieoptimierte Webseiten.

Wie lange müssen schriftliche Daten in der Buchhaltung aufbewahrt werden?

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen für die Buchhaltung sind im Handelsgesetzbuch sowie im Steuerrecht, explizit in der Abgabeordnung, verankert. Sie liegen zwischen sechs und zehn Jahren, gleich, ob es sich um schriftliche oder elektronische Dokumente handelt. Die kürzere Frist trifft grob gesagt auf Unterlagen mit kommunikativem oder anbahnendem Charakter zu. Daten, die dokumentierender oder zahlungsrelevanter Art sind, unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Dazu gehören unter anderem Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, Dokumente für Zollanmeldungen und Rechnungen. Entweder sind die Originale oder inhaltsgetreue Wiedergaben aufzuheben. Diese erhältst Du beispielsweise durch das Scannen. Sämtliche schriftlichen Papiere müssen vor äußeren Einflüssen geschützt werden und einen angemessenen Zeitraum lang vollständig lesbar sein.

Was muss bei der Daten- und Aktenvernichtung beachtet werden?

Seit Mai 2016 gibt es die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie regelt, wie Du mit personenbezogenen Daten umgehen musst, wozu auch die Vernichtung der Akten gehört. Handelt es sich um Papiere und Dokumente in schriftlicher Form, erledigt ein Aktenvernichter zuverlässig die Arbeit. Je nach Schriftgut sind verschiedene Sicherheitsstufen nach DIN 66399 zu beachten. Die Höchste gilt zum Beispiel für geheimdienstliche Sicherheitsanforderungen, die Kleinste für allgemeines Schriftgut. Aktenschredderer gibt es in verschiedenen Ausführungen. Sie unterscheiden sich unter anderem im Bereich der Sicherheitsstufen. Je höher diese ist, desto kleiner wird Papier zerschnitten.