Was ist der Projektlebenszyklus?

Ein Projekt kann aus ein oder mehreren Phasen bestehen. Die Gesamtheit aller Phasen bezeichnet man als Projektlebenszyklus. Der Projektlebenszyklus definiert also alle Phasen vom Beginn bis zum Ende eines Projekts.

Die oftmals zu Beginn eines Projekts durchgeführte Machbarkeits- oder Durchführbarkeitsstudie kann, aber muss nicht, Teil des Projekts ud somit des Projektlebenszyklus sein. Diese Entscheidung obliegt dem Projektleiter. Ist das Ergebnis der Durchführbarkeitsstudie nicht eindeutig, so macht es Sinn, die Durchführbarkeitsstudie aus dem Projektlebenszyklus des geplanten Projekts herauszunehmen und aus der Durchführbarkeitsstudie ein eigenständiges, vorläufiges Projekt zu machen.

Im Allgemeinen bestimmen Projektlebenszyklen folgende Dinge:

• Wann, welche Liefergegenstände aus den einzelnen Phasen heraus erstellt werden sollen und welche Kriterien bei deren Abnahme und Überprüfung gelten sollen
• In welcher Phase welche (technischen) Arbeiten zu erledigen sind
• Welche Personen die technischen Arbeiten der jeweiligen Phase ausführen
• Die Steuerung und Genehmigung der einzelnen Phasen

Projektphasen sind keine Prozessmanagementgruppen

Die Phasen des Projektlebenszyklus werden zwar teils ähnlich den einzelnen Prozessmanagementgruppen bezeichnet, dürfen aber keinesfalls mit diesen verwechselt werden. Die Projektphasen sind einzelne, zeitlich gegliederte und üblicherweise sequenziell verlaufende Abschnitte eines Projekts. Die Prozessmanagementgruppen hingegen sind Sets von Prozessen und Methoden, die miteinander in Wechselwirkung stehen und Bestandteil fast aller Projektphasen sind.

Projektphasen und deren Verlauf

Eine Projektphase hat Ein- sowie Ausgangswerte. Die Ausgangswerte werden als Liefergegenstände bezeichnet. Praktisch kann ein Liefergegenstand eine Spezifikation, ein Dokument aber auch ein Zwischen- oder Endprodukt sein. Ein Liefergegenstand ist also messbares Arbeitsprodukt.

Zum Abschluss einer Phase wird der Liefergegenstand auf Fehlerfreiheit und Qualität überprüft. Ist der Liefergegenstand verifiziert, kann die Phase abgeschlossen werden. Auch wenn die Phasen eines Projekts Teil eines sequenziellen Prozesses sind, bedeutet der Abschluss einer Phase nicht automatisch den Beginn der nächsten Phase. So wird jede Phase üblicherweise gezielt initiiert. Weiter muss auch nicht in jedem Fall auf den Abschluss der Vorgängerphase gewartet werden. Entscheidet sich die Projektleitung zum Beispiel für das sogenannte “Fast Tracking”-Verfahren, also die Überlappung einzelner Projektphasen, so kann eine nachfolgende Phase schon begonnen werden, bevor der Vorgänger abgeschlossen ist. Fast Tracking wird verwendet, um den Projektzeitplan zu straffen, kann aber logischerweise nur dann eingesetzt werden, wenn die nachfolgende Phase nicht in direkter Abhängigkeit zu der erfolgreichen Erstellung des Liefergegenstandes aus der Vorgängerphase steht.

Projektlebenszyklus vs. Produktlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus ist in keinem Fall mit dem Produktlebenszyklus zu verwechseln, was an nachfolgendem Beispiel verdeutlicht werden soll. Angenommen ein Smartphone-Hersteller will ein neues Gerät an den Markt bringen. Die Entwicklung des Gerätes soll im Rahmen eines Projekts geschehen.

So gehören die Entwicklung des Geschäftsplans, die Entwicklung bis hin zum späteren Vertrieb, Modellpflege und eventuell abschließendem Disinvestment zum Produktlebenszyklus. Der Projektlebenszyklus umfasst in diesem Beispiel jedoch nur den Rahmen des Entwicklungsprojekts. Verdeutlicht wird dieses Beispiel durch unten stehende Grafik.

Der perfekte Projektlebenszyklus

Kommt die Frage nach dem besten oder perfekten Projektlebenszyklus auf, so gilt: “Viele Wege führen nach Rom.” So ist es möglich, innerhalb des eigenen Unternehmens einen Projektlebenszyklus zu standardisieren und sehr detailliert zu beschreiben oder aber nur eine grobe Beschreibung des Lebenszyklus zu verfassen und die Entscheidungsfindung für jedes einzelne Projekt dem Projektmanagement-Team zu überlassen. Dies ist der jeweiligen Organisation selbst überlassen und sollte nach eigenen Erfahrungen und Präferenzen gehandhabt werden.

Gemeinsamkeiten von Projektlebenszyklen

Auch wenn fast jeder Projektlebenszyklus in seiner Gesamtheit einzigartig ist, so haben fast alle Projektlebenszyklen auch ein paar Gemeinsamkeiten.

• Sequenzielle Phasen – fast alle Projektlebenszyklen definieren die Abfolge der Phasen sequenziell. Oftmals wird nach dem sogenannten Wasserfallmodell vorgegangen.
• Kosten- und Personalbedarf – am Anfang des Projektlebenszyklus sind Kosten und Personalbedarf gering. Beides steigt mit fortlaufender Zeit des Projekts und sinkt zum Ende des Projektlebenszyklus extrem ab.
• Kosten von Änderungen – je weiter das Projekt fortgeschritten ist, umso teurer werden Änderungen am Projekt. 
• Einfluss von Stakeholdern – je weiter das Projekt fortgeschritten ist, umso geringer wird der Einfluss von Stakeholdern 
• Definition durch Transfer – die Phasen werden oft durch ihre Transferprodukte, also durch Input und resultierende Liefergegenstände definiert.