Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Plan, der den gesamten Inhalt eines Projekts definiert, organisiert und dadurch bei der Steurung des Projekts helfen soll. Im Englischen heißt der Projektstrukturplan “work breakdown structure” (WBS).

Was beinhaltet ein Projektstrukturplan

Im Projektstrukturplan werden die Projektarbeiten in immer kleinere Einheiten aufgebrochen. So wird das Gesamtprojekt in Teilaufgaben zerlegt und diese Teilaufgaben wiederum in Arbeitspakete. Die Arbeitspakete befinden sich im hierarchisch aufgebauten Projektstrukturplan immer auf der untersten Ebene und stellen die kleinste Einheit in einem Projektstrukturplan dar.

Die Zerlegung des Projekts im Rahmen des Projektstrukturplans hat zum Ziel, dass das Projekt, in kleineren Teilen betrachtet, besser zu managen ist. So ist es möglich für die kleinsten Einheiten, die Arbeitspakete, Terminpläne und Kostenvoranschläge zu erstellen, zu steuern und zu überwachen.

Die Erstellung des Projektstrukturplans wird heutzutage als eine der zentralen Aufgaben des Projektmanagements angesehen. Da der Projektstrukturplan die Grundlage für die Aufgaben-, Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung bildet und somit grundlegend für ein jedes Projekt ist, wird er oft umgangssprachlich auch als der “Plan der Pläne” bezeichnet.

Die Erkentnisse, die aus einem Projektstrukturplan gewonnen werden, finden auch im Risikomanagement Verwendung.

Gliederung des Projektstrukturplans

Wie bereits beschrieben ist der Projektstrukturplan hierarchisch aufgebaut. Um das Ziel des PSP, die einmalige und vollständige Erfassung aller projektrelevanten Tätigkeiten eines Projekts, zu erreichen, wird dieser Ebene für Ebene einheitlich gegliedert.

Nach den DIN-Normen 69900 ff. gibt es drei Gliederungsprinzipien (oder auch: Gliederungsorientierungen).

Funktionsorientierte Gliederung; Bei der funktionsorientierten Gliederung steht die Art der Tätigkeit im Vordergrund. Es wird nach den Funktionsbereichen der projektausführenden Organisation gefragt.

Wird die funktionsorientierte Gliederung gewählt, wird oft analog zu den Unternehmensfunktionen gegliedert. Es werden also Teilprojekte für die verschiedenen Funktionsbereiche der projektausführenden Organisation definiert, die da z.B. Vertrieb, Produktion und Datenmanagement lauten können.

Die funktionsorientierte Gliederung wird häufig gewählt, wenn das Projekt in Form einer Linienorganisation geführt wird.

Objektorientierte Gliederung; Die objektorientierte Gliederung stellt das Produkt, welches durch das Projekt erstellt werden soll, in den Vordergrund. Dafür wird der Projektgegenstand selbst in seine Komponenten, Teilkomponenten (Baugruppen) und seine Einzelteile zerlegt.

Phasenorientierte/Zeitorientierte Gliederung; Bei der phasenorientierten Gliederung wird das Projekt in seinen einzelnen Phasen, also in seinem zeitlichen Ablauf, betrachtet. Hierbei bilden die einzelnen Phasen des Projekts die Teilaufgaben beziehungsweise Arbeitspakete auf einer Ebene.

Die phasenorientierte Gliederung findet häufig bei Entwicklungsprojekten Verwendung, wenn eine klare Gliederung in verschiedene (Entwicklungs-)phasen möglich ist.

Mischformen der Gliederungsorientierung; Eine Mischung der verschiedenen Gliederungsformen ist möglich und wird in der Praxis auch verwendet. Wichtig ist es jedoch, unterschiedliche Gliederungsprinzipien nur auf unterschiedlichen Ebenen zu verwenden. Die Verwendung zweier Gliederungsorientierungen innerhalb einer Ebene ist dringendst zu vermeiden.

Erstellung eines Projektstrukturplans

Zur Erstellung eines Projektplans haben sich drei gängige Ansätze verbreitet.

Top-Down; Beim Top-Down-Ansatz wird der Projektstrukturplan von oben nach unten erstellt. Das heißt zuerst wird das Projekt als Ganzes betrachtet, dann werden die einzelnen Teilaufgaben/Teilprojekte identifiziert und definiert und erst danach werden die Arbeitspakete für die einzelnen Teilaufgaben festgelegt.

Bottom-Up; Beim Bottom-Up-Ansatz wird genau entgegengesetzt des Top-Down-Ansatzes vorgegangen. Es wird also geschaut, welche Arbeitspakete für die Erreichung der Projektziele nötig sind. Basierend auf den Arbeitspaketen, werden dann Teilprojekte definiert, welche zusammen dann das Gesamtprojekt ergeben.

Yo-Yo; Der Yo-Yo-Ansatz ist eine Mischung aus dem Top-Down- und dem Bottom-Up-Ansatz. Hierbei wird von beiden Richtungen gleichzeitig geplant, um ein ideales Ergebnis zu erzielen.

Für alle drei Ansätze gilt, dass nach Erstellung des Projektstrukturplans, dieser auf seine Anforderungen, also die einmalige und vollständige Darstellung aller Projektarbeiten, überprüft werden muss.