Datenschutz wird im digitalen Zeitalter immer wichtiger. Insbesondere Unternehmen sind hiervon betroffen. Allerdings gilt dies auch für analoge Unterlagen in Papierform. Warum dies so ist und worauf es bei der Entsorgung zu achten gilt, erfährt man in diesem Beitrag.
Datenschutz in Unternehmen immer wichtiger
Nicht nur im privaten Umfeld wird das Thema Datenschutz immer häufiger zu einem wichtigen Thema. Auch in und gerade für Unternehmen ist dieses Thema und der Umgang mit wichtigen und sensiblen Daten stets omnipräsent. Ein Grund dürfte auch darin liegen, dass die rechtlichen Anforderungen durch die DSGVO einen verschärften Datenschutz von Unternehmen fordern und diese entsprechend eingehalten werden müssen. Insbesondere sensible Informationen wie etwa Kundendaten, Finanzdaten, Geschäftsinformationen, Forschungsergebnisse sowie interne und externe Kommunikationen bedürfen eines hohen Schutzes vor unbefugten Zugriffen wie etwa Wirtschaftsspionage und Cyberkriminalität. Zudem kann ein hoher Anspruch an den Datenschutz die Reputation, das Image sowie das Vertrauen des Unternehmens bei den Kunden und Geschäftspartnern deutlich erhöhen und so als klarer Wettbewerbsvorteil gegenüber den Mitbewerbern genutzt werden.
Neben digitalen Daten sind auch analoge Papierunterlagen betroffen
In der aktuellen Debatte wird immer wieder von Datenschutz gesprochen, allerdings sind dabei in der Regel fast immer digitale Daten gemeint. Selten, bis gar nicht, wird allerdings über analogen Datenschutz gesprochen, nämlich wenn es um Dokumente in Papierform geht. Auch hier gelten hohe Schutzbestimmungen, wenn es um das Thema Datenschutz geht. Betroffen sind hier beispielsweise vertrauliche Personaldokumente oder auch Gesundheitsunterlagen in denen wichtige Informationen zu den betreffenden Menschen enthalten sind. Diese findet man zum Beispiel in Unternehmen, Krankenhäusern oder auch Behörden. Weitere sensible Dokumente sind beispielsweise Geschäftsdokumente und Finanzunterlagen, wie sie in allen Unternehmen und Kreditinstituten anfallen und welche Kriminellen schnell die Möglichkeit zum Missbrauch ermöglichen. Deshalb ist es wichtig, dass auch analoge Dokumente umgehend und korrekt vernichtet werden, sodass diese nicht mehr wiederhergestellt werden können.
Wichtige Punkte bei der sicheren Vernichtung gedruckter Dokumente
Zunächst sollte folgendes festgehalten werden: Wichtige und sensible Dokumente gehören weder in den Hausmüll noch in das Altpapier. Stattdessen gilt es diese so zu vernichten, dass diese auf keinen Fall nachträglich reproduziert und verwendet werden können. Um dies zu gewährleisten, gibt es gleich mehrere Möglichkeiten. Eher unwichtige Dokumente werden in der Regel manuell durch Zerreißen oder Zerschneiden vernichtet. Allerdings ist diese Methode nicht besonders sicher, da diese Unterlagen mit etwas Aufwand wieder rekonstruiert werden können. Zu den beliebteren Methoden zählt daher der klassische Aktenvernichter, der in fast jedem Büro steht. Mit diesem lassen sich nahezu alle Dokumente schnell und sicher vernichten. Dabei gilt es jedoch darauf zu achten, dass das Gerät für besonders vertrauliche Dokumente mit einer hohen Sicherheitsstufe wie P-5 oder P-6 ausgestattet ist. Eine weitere effektive Methode ist das Verbrennen von Dokumenten. Diese Methode ist besonders sicher, da die Unterlagen dann vollständig vernichtet und nicht mehr rekonstruiert werden können. Diese Methode findet allerdings selten in den Räumlichkeiten von Unternehmen und vorrangig bei professionellen Dienstleistern als finale Entsorgung von Unterlagen statt.
Vorsicht beim „Machine Identification Code“ bei gedruckten Dokumenten
Besondere Vorsicht ist zudem bei gedruckten Unterlagen geboten, denn diverse Drucker unterschiedlichster Modelle und Hersteller hinterlassen individuelle und einmalige Markierungen auf den ausgedruckten Dokumenten – den sogenannten Machine Identification Code. Dabei handelt es sich um ein quasi unsichtbares Punktraster in Form von kleinen gelben Punkten, welches für das menschliche Auge kaum bis gar nicht sichtbar ist. Durch spezielle Geräte und mit Hilfe von hochauflösenden Scannern werden diese allerdings sichtbar und bieten die Möglichkeit zur Identifikation u.a. des verwendeten Druckers und des Druckzeitpunktes. Sensible Ausdrucke von Dokumenten wie Kontoauszüge, Firmenbilanzen, Arztberichte und vieles mehr lassen sich auf diese Weise im Idealfall bis zum Eigentümer des Druckers zurückverfolgen, was entsprechend kritisch für den Datenschutz ist. Auch hier gilt es also darauf zu achten, dass alle erstellten Dokumente fachgerecht vernichtet werden.
