Der Kontext des Projektmanagements

Das Projektmanagement umfasst im weiteren Kontext das Programmmanagement, das Projektmanagementbüro (PMO) und das Portfoliomanagement. Es steht mit jedem dieser drei im Zusammenhang und in Wechselwirkung.

Der hierarchische Aufbau des Projektmanagementkontext

Hierarchische Struktur des Projektmanagements

Oftmals gibt es einen hierarchischen Aufbau des Kontext des Projektmanagements. So werden die zu erreichenden Ziele im strategischen Plan festgehalten bzw. entspringen aus diesem. Im Rahmen des Portfoliomanagement werden dann die einzelnen Programme gesteuert.

Die einzelnen Programme wiederum werden im Rahmen des Programmmanagements gesteuert und bestehen aus mehreren Projekten.

Die einzelnen Projekte eines Programms werden im Rahmen des Projektmanagements gesteuert und können in einzelne Teilprojekte zerlegt werden.

Begriffe im Kontext des Programmmanagements

Portfolio(-management); Ein Portfolio ist Gruppierung (oder auch Sammlung) von mehreren Arbeiten, Projekten und/oder Programmen, die im Rahmen des Portfoliomanagements zusammengefasst werden, um eine effektivere Durchführung der einzelnen Teile des Portfolios zu ermöglichen.

Ziel des Portfoliomanagements ist es, Portfolios so zu schnören, dass durch die gesteigerte Effektivität bei der Bearbeitung der einzelnen Portfoliokomponenten, die strategischen Geschäftsziele schneller/besser erreicht werden.

Beim Erstellen eines Portfolios ist zu beachten, dass die Projekte nicht unbedingt in Wechselwirklung stehen bzw. direkt miteinander zusammenhängen müssen, solange eine Bündelung dieser Projekte dennoch positive Synergieen mit sich bringt.

Projektmanagementbüro (PMO); Ein Projektmanagementbüro ist eine organisatorische Einheit, dessen Ziel es ist, Projekte und Programme zentralisiert zu managen.

Auch, wenn die Projekte oftmals Gemeinsamkeiten aufweisen, ist dies nicht notwendige Bedingung. So reicht das gemeinsame Management mehrerer Projekte im PMO als einzige notwendige Bedingung aus.

Zu den primären Aufgaben eines PMO zählt die Priorisierung sowie die koordinierte Planung und Ausführung von Projekten als auch Teilprojekten, um dadurch die strategischen Ziele des Kunden bzw. er übergeordneten Organisation zu erreichen.

Programm; Ein Programm ist eine Gruppe aus zwei oder mehr Projekten, die miteinander verwandt sind. Durch die Gruppierung dieser verwandten Projekte in einem Programm und deren koordiniertes Management, ergeben sich Synergieeffekte, die Vorteile bei der Steuerung der Projekte mit sich bringen.

Wichtig ist hierbei zu wissen, dass auch Projekte als verwandt gelten und zusammengefasst werden, deren Arbeit Gemeinsamkeiten aufweißt, selbst wenn die Projekte sonst inhaltlich und im Rahmen ihres Umfangs keine Gemeinsamkeiten aufweisen.

Teilprojekte; Um größere Projekte besser managen zu können, werden diese oftmals in kleinere Teilprojekte zerlegt. Je nach Kontext werden diese Teilprojekte auch einfach nur als Projekte bezeichnet, obwohl sie nur besser steuerbare Komponenten eines größeren Projekts sind.

Durch die Zerlegung eines Projekts in Teilprojekte, können die Teilprojekte an unterschiedliche Funktionseinheiten in der Trägerorganisation vergeben werden, um eine effektivere Abarbeitung zu ermöglichen.

Projektmanagementsystem (PM-System); Ein Projektmanagementsystem beschreibt eine Kombination aus Methoden, Methodologien, Werkzeugen, Einsatzmitteln und Verfahren, die das Projektmanagement unterstützen sollen. Das Projektmanagementsystem kann sowohl formell als auch informell sein.

Die DIN-Norm 69901:2009-01, welchen den Titel „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme“ trägt, beschreibt ebenfalls die Eigenschaften eines Projektmanagementsystems. Im Rahmen der Din-Norm wird ein PM-System wie folgt beschrieben. Ein PM-Sytem ist ein…

„[…] System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten“

Zu den wichtigsten Eigenschaften eines Projektmanagementsystems zählen:

  • Flexibilität
  • Transparenz
  • Universalität
  • Anpassbarkeit
  • Vorwarnung bei Abweichungen

Manchmal werden einzelne Tools des Projektmanagement auch als Projektmanagementsystem bezeichnet. Hier ist klar zu differenzieren, um Verwechselungen zu vermeiden.

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