Geschäftsessen, Bewirtungsbeleg und die Steuern

Ein gutes Geschäftsessen kann Wunder bewirken. Es hilft die Geschäftsbeziehungen zu verbessern, kann einen guten Abschluss eines Projekts darstellen und beim Abschluss von Verträgen helfen.

Und da es sich um ein Essen aus betrieblichem Anlass handelt, “beteiligt” sich der Staat sogar daran. Die Bewirtung an sich ist zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar. Die Vorsteuer aus dem Bewirtungsbeleg sogar zu 100%. Damit alles glatt läuft, es später keinen Ärger mit dem Fiskus gibt und Sie lernen wie Sie einen Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen, sind jedoch ein paar Dinge zu beachten, auf die ich im Folgenden näher eingehen werde.

Anforderungen an den Bewirtungsbeleg

Zum Ende des Geschäftsessens im Restaurant benötigen Sie einen registrierten und maschinell erstellten Bewirtungsbeleg, ausgestellt vom Restaurantbetreiber. Handschriftlich erstellte Bewirtungsbelege sowie Eigenbelege können nicht geltend gemacht werden. Auch eine reine Kreditkartenabrechnung reicht nicht aus.

Weiter muss der Bewirtungsbeleg das Datum und den Ort der Bewirtung, eine Auflistung aller Speisen und Getränke, den Gesamtbetrag, eine Rechnungsnummer und die Steuer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Wirts enthalten. Alle der eben genannten Angaben sind vom Wirt/Restaurant zu machen und sollten auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein, wenn Sie diesen anfordern. Überprüfen Sie diese Angaben bei Erhalt des Bewirtungsbelegs am besten kurz auf Vollständigkeit.

Des Weitere müssen Sie, als Gastgeber, auch noch ein paar Angaben machen. So müssen vom Gastgeber die Namen der Teilnehmer und der Anlass der Bewirtung angegeben werden. Beim Anlass sollten Sie nicht zu sparsam sein, denn Angaben wie “Geschäftsessen” oder “Kundenpflege” reichen dem Fiskus im Normalfall nicht aus. Gefordert sind hier mindestens Angaben wie “Abschluss des gemeinsamen Projekts XY” oder “Abstimmungen bezüglich des zukünftigen Partnervertrags”.

Sollte der Rechnungsbetrag höher als 150€ ausfallen, müssen Sie zusätzlich noch Ihren eigenen Namen bzw. den Ihrer Firma inklusive Anschrift, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag angeben.

Wenn Sie die eigenen Angaben nicht direkt auf dem Bewirtungsbeleg machen, sondern auf einem gesonderten Blatt, dann ist dieses mit dem Bewirtungsbeleg durch Kleben oder Tackern zusammenzufügen.

Trinkgelder gehören ebenfalls zu den Bewirtungsaufwendungen, müssen aber entweder in ihrer Höhe auf dem Bewirtungsbeleg aufgeführt oder auf einem zusätzlichen Eigenbeleg ausgewiesen werden. Anderenfalls können Trinkgelder nicht geltend gemacht werden.

Aufmerksamkeiten, Verhältnismäßigkeit und Sonderfälle

Wenn Sie ihren Kunden zum Meeting Kaffee, Kekse, Wasser oder andere Kleinigkeiten anbieten, dann zählt dies nicht als Bewirtung. Die Kosten hierfür sind zu 100% als Betriebsausgabe abziehbar.

Weiter muss eine Bewirtung angemessen und in einem rechten Verhältnis stehen. So dürfen die Bewirtungskosten nicht die üblichen Kosten der Branche übersteigen. Konkret heißt das, dass Sie als kleinerer Handwerksbetrieb nicht in einem 5 Sterne Restaurant bei Kaviar und Champagner einen Auftrag über den Einbau von 5 Fenster begießen sollten. Ein Makler für Luxusimmobilien oder ein Vertreter von sündhaft teurem Schmuck hat hier, bedingt durch seine Branche zwar etwas mehr Spielraum, aber auch hier sollte nicht übertrieben werden.

Auch ist eine Verhältnismäßigkeit zwischen Essen, betrieblichem Zweck und Unterhaltung und Vergnügen zu wahren. So muss die Bewirtung im Vordergrund des Termins stehen. Ein Besuch im Varieté zum Beispiel beinhaltet zwar auch eine Bewirtung in gewissem Maße, hat diese jedoch nicht als Hauptzweck und zählt somit nicht zu den Bewirtungskosten.

Checkliste: Bewirtungsbeleg

Damit Sie alles schnell auf einem Blick haben, folgt nun hier noch eine Checkliste, mit den wichtigsten Regeln, die es beim Ausfüllen des Bewirtungsbelegs zu beachten gilt. Weiter können Sie hier auch einen Vordruck zum Bewirtungsbeleg downloaden.

Eigenschaften des Bewirtungsbelegs:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Rechnungsnummer, Steuernummer (oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• Auflistung aller Speisen/Getränke
• Ausweisung des Trinkgelds (sonst auf Eigenbeleg)
• Gesamtbetrag
• muss maschinell erstellt sein

Angaben die Sie hinzufügen müssen:

• Namen der Teilnehmer
• Anlass der Bewirtung
• Ab 150€: Namen und Anschrift des Gastgebers sowie Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag

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